B&P-GESPRÄCH Steuerberater Herbert Schulte über ein Arbeitsmodell, das durch die zunehmende Digitalisierung stark befeuert wird
Weitsichtige Unternehmen bieten es ihren Mitarbeitern schon seit Jahren an, andere zieren sich noch: Während „Heimarbeit“ nach ausgelagerter Fließbandarbeit klingt, erfreut sich das Homeoffice steigender Beliebtheit, denn so lassen sich flexible Arbeitszeitmodelle realisieren. Was in manchen Branchen gang und gäbe ist, beispielsweise in der Medienwirtschaft, macht sich nach und nach auch in anderen Bereichen der Wirtschaft breit – Homeoffice ist das Zauberwort, das im Zeitalter der Digitalisierung immer mehr Gewicht bekommt. Was aus steuerlichen Gründen beachtet werden muss, erläutert der Harburger Steuerberater Herbert Schulte von Dierkes Partner im B&P-Gespräch.
„Wer potenziellen Bewerbern einen Arbeitsplatz im Homeoffice anbieten kann, hat schon mal einen Vorteil auf seiner Seite“, sagt Schulte. „Das gilt gerade auch für Dienstleister aus dem Bereich Steuerberatung und Wirtschaftspüfung – das ist eigentlich der Klassiker, denn die Bearbeitung von Steuererklärungen lässt sich ideal auslagern. So können Mitarbeiter ihre Arbeit einfach zu Hause erledigen – zu Zeiten, die sie sich selbst einteilen. Für andere Branchen gilt das ganz genauso. Allerdings muss zum einen das nötige Vertrauen da sein, zum anderen müssen Arbeitsabläufe papierlos funktionieren. Bei Dierkes Partner sind wir da weit vorn – immer mehr Mandate können auf elektronischer Basis bearbeitet werden.“ (Siehe auch Bericht auf Seite 11)
„Das Ergebnis muss stimmen“
Herbert Schulte fasst zusammen: „Am Ende muss das Ergebnis stimmen.“ Das heißt: Die geforderte Arbeit muss erledigt sein. Wenn das gelingt, ist das Homeoffice atmosphärisch ein Selbstgänger. Steuerlich betrachtet ist das Thema etwas komplizierter. Schulte: „Zunächst einmal gilt: Alles, was ich zur Einrichtung meines Homeoffice-Arbeitsplatzes beschaffen muss, ist steuerlich absetzbar. Das betrifft Mobiliar, Technik, den Teppich, die Beleuchtung und sogar ein Bild an der Wand des Arbeitszimmers.“ Die Grenze für die geringwertigen Wirtschaftsgüter wurde Anfang 2018 auf 800 Euro hochgesetzt – damit sind sie sofort und am Stück steuerlich geltend zu machen. Schulte: „Teurere Anschaffungen können über die vorgegebene Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Das ist von Fall zu Fall unterschiedlich.“ Was auch klar ist: Stellt der Arbeitgeber die Ausstattung für das Homeoffice, entfällt der steuerliche Aspekt für den Nutzer.
Der zweite wichtige Aspekt betrifft die steuerliche Berücksichtigung des genutzten Raumes, also des Arbeitszimmers. Dazu Schulte: „Wenn die Arbeit überwiegend im eigenen Arbeitszimmer verrichtet wird, dann ist es unbeschränkt abzugsfähig. Das betrifft anteilige Miet- oder Finanzierungskosten bezogen auf das Gesamtobjekt ebenso wie Strom, Heizung, Wasser, also die Betriebskosten, und alle Fahrtkosten, die im Zusammenhang mit der Arbeit stehen – letztere in Einzelfällen sogar in voller Höhe, also nicht nur die übliche Pauschale von 30 Cent pro Kilometer.“
Eine Besonderheit: Es ist auch denkbar, dass der Arbeitgeber das Arbeitszimmer mietet. Dann hat der Arbeitnehmer entsprechende Mieteinnahmen, die er abzüglich der Kosten versteuern muss. Dies kann im Einzelfall für beide Seiten eine günstige Lösung sein.
Eine häufig gestellte Frage: Was ist, wenn das Zimmer nur hin und wieder, also nicht überwiegend, zum Arbeiten genutzt wird? In dem Fall können maximal 1250 Euro steuerlich geltend gemacht werden.
Arbeitszeit und Datenschutz
Ob Homeoffice grundsätzlich eine gute Lösung ist, muss individuell beantwortet werden. Ein paar wesentliche Themen: Arbeitsschutz gilt auch im Homeoffice, obwohl der Arbeitgeber grundsätzlich kein Zutrittsrecht hat. Arbeitszeiterfassung und das Einhalten von Ruhezeiten sind weitere Punkte, die Arbeitgeber beachten müssen, was bei vereinbarter Vertrauensarbeitszeit eine Grauzone ist. Noch ein Punkt: der Datenschutz. Vertrauliche Daten und Informationen müssen so geschützt sein, dass Dritte keinen Zugriff haben. Darauf legt Dierkes Partner besonderen Wert, wenn Mitarbeiter ihre Arbeit zu Hause erledigen. Das Unternehmen hat sich entsprechend strenge Regeln auferlegt, die konsequent umgesetzt werden.
Kurz: Die Auflistung der verschiedenen Aspekte macht deutlich, dass Arbeit im Homeoffice ein komplexes Thema ist, für das Beratung sowohl für den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer sinnvoll sein kann. Herbert Schulte: „Die Abgrenzung zum Privatleben ist ja nicht nur ein steuerliches, sondern auch ein psychologisches Thema, das gut durchdacht werden sollte.“ wb
Kontakt: hschulte@dierkes-partner.de
