Extras für die eigenen Mitarbeiter: Was darf sein? Was nicht?

Steuerberater Herbert Schulte gibt einen Überblick und zeigt zugleich auf, wie kompliziert das deutsche Steuerrecht ist

Bei diesem Thema schaut das Finanzamt besonders genau hin: Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern mal etwas Gutes tun wollen, dann ist in vielen Fällen klar geregelt, wo die Grenzen sind. Grundsätzlich ist natürlich alles erlaubt, aber wer diese Aufmerksamkeiten steuer- und sozialabgabenfrei sowohl für den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer abgeben möchte, muss aufpassen. Schlimmer noch: Die Regelungen werden permanent angepasst. Was 2014 galt, kann 2015 schon wieder anders bewertet werden.

Herbert Schulte, Diplom-Finanzwirt und Steuerberater aus Harburg, kennt beide Seiten, denn er begann seine Karriere beim Fiskus und wechselte dann in die Selbstständigkeit – als Unternehmens- und Steuerberater. Für B&P hat er eine Reihe von Stichworten aufgelistet. Konkret geht es um Fälle, bei denen der Arbeitgeber dem Arbeitgeber brutto für netto etwas zukommen lassen will.

• Aufmerksamkeiten zu besonderen persönlichen Anlässen: Hier ist auch von „Sachzuwendungen von geringfügigem Wert“ die Rede – Blumen, Genussmittel, Bücher, Tonträger. Solche Geschenke können steuer- und sozialabgabenfrei gewährt werden, wenn der persönlich Anlass (Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes) gegeben ist. Aber mehr als 60 Euro darf die Aufmerksamkeit nicht kosten. Ab 61 Euro zählt das Geschenk als Gehalt und wird voll versteuert.
• Beihilfe aus Gründen eines persönlichen Notstands: Hier geht mehr – wenn der Arbeitgeber vorgesorgt und für seine Mitarbeiter einen entsprechenden Notstandsbeihilfe-Etat eingerichtet hat (ab fünf Mitarbeiter). Beim Tod naher Verwandter, bei Vermögensschäden durch Naturkatastrophen sowie in Krankheits- und Unglücksfällen können pro Kalenderjahr bis zu 600 Euro steuer- und sozialabgabenfrei gewährt werden, in besonders schweren Fällen sogar mehr. Der Betriebsrat, soweit vorhanden, muss zustimmen.
• Belegschaftsrabatte: Ein komplexes Thema, aber immerhin: Waren und Dienstleistungen bis zu einem Betrag von 1080 Euro dürfen an Mitarbeitern pro Jahr ohne Anzug von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen abgegeben werden – wenn es sich tatsächlich um eigene Leistungen des Unternehmens handelt. Wenn ein Möbelhaus einem Mitarbeiter beispielsweise eine Schrankwand im Wert von 3000 Euro (angegebener Endpreis) für 1000 Euro überlässt und normalerweise den Kunden zehn Prozent Rabatt gibt, so legt das Finanzamt 2700 Euro zugrunde, zieht noch einen Bewertungsabschlag von vier Prozent und die 1000 Euro ab, die der Mitarbeiter zahlt. Übrig bleiben 1592 Euro. Reduziert um den gewährten Rabattfreibetrag von 1080 Euro, muss der Arbeitnehmer also 512 Euro als geldwerten Vorteil in der Gehaltsabrechnung wiederfinden.
• Betriebssport: Wenn der Arbeitgeber einen Rahmenvertrag mit einem Fitnessclub abschließt und für jeden Mitarbeiter, der das Angebot nutzt, den Mitgliedsbeitrag zahlt, so fällt dies unter die 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze. Alles, was drüber ist, wäre zu versteuern.
• Betriebsveranstaltungen: Voraussetzung ist, dass alle mitfeiern dürfen. Bis zu 110 Euro inklusive Mehrwertsteuer je Teilnehmer und Veranstaltung sind steuer- und sozialbeitragsfrei. Kosten für Begleitpersonen sind in den 110 Euro enthalten. Diese Regelung ist auf zwei Veranstaltungen pro Jahr begrenzt.
• Darlehen für Mitarbeiter: Um nicht in den Bereich des geldwerten Vorteils zu kommen, wäre eine Grenze von 2600 Euro einzuhalten. Ist das Darlehen höher, muss für den übersteigenden Betrag der marktübliche Zins angesetzt werden.
• Überlassung von Datenverarbeitungsgeräten: Was ist eigentlich mit dem Smartphone oder dem Laptop, das der Arbeitnehmer auch privat nutzt? Eine Schenkung wäre steuerlich zu berücksichtigen, eine Überlassung jedoch nicht. Dazu muss schriftlich vereinbart werden, dass das Gerät (Smartphone, Laptop, PC, Tablet, Faxgerät) nach Ende der Nutzungsdauer zurückgegeben wird. Bei einer anschließenden Schenkung wäre nicht der Buchwert (beispielsweise ein Euro), sondern der handelsübliche Verkehrswert als steuerpflichtiges Einkommen anzusetzen.

Weitere Stichworte, bei denen genau hingeschaut werden muss: Betreuung von Kindern und Angehörigen, Fahrtkostenzuschüsse, gesundheitsfördernde Maßnahmen, Kitagebühren und die Nutzung des Betriebskindergartens, Reisekostenzuschüsse, Warengutscheine, Tankgutscheine, Essengutscheine, Umzugskosten, Zuschläge für Sonn- und Feiertage sowie Nachtarbeit, Erholungsbeihilfen im Zusammenhang mit Urlaub. Schulte: „Dieses Thema ist ein weiter Bereich mit einer Vielzahl an Bestimmungen. Auf die kurze Formel gebracht: Arbeitgeber, die ihren Mitarbeiter etwas Gutes tun wollen, sollten sich unbedingt beraten lassen, um derartige Aktionen unter dem Aspekt von Steuern und Sozialabgaben zu optimieren und Ärger mit dem Finanzamt von vornherein auszuschließen.“ wb

Web: www.schulte-steuerberatung.com