Thema Onboarding – Corinna Horeis erklärt, wie neue Mitarbeiter ins Unternehmen integriert werden sollten.
Die Globalisierung macht auch vor der Sprache nicht halt. Ganz neu im Fokus: Onboarding. Der Begriff steht für den Prozess, den ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen durchlaufen sollte, um möglichst schnell Fuß zu fassen und „anzukommen“. Beim Chef. Bei den Kollegen. Bei den Kunden. Und natürlich im künftigen Aufgabenfeld. Was bei Konzernen und großen Mittelständlern mit eigener Personalabteilung zumeist etabliert und organisiert ist, fällt gerade kleinen und mittleren Betrieben häufig schwer: den neuen Mitarbeiter an die Hand zu nehmen und ihm zu helfen, „an Bord zu kommen“. Der Fachkräftemangel verleiht dem Thema zusätzlichen Schub, denn plötzlich wird nicht mehr der Betrieb nachgefragt, sondern der potenzielle Mitarbeiter muss umworben werden. Wer einstellen will, muss seine Einstellung überprüfen. Deshalb macht es für jeden Unternehmer, der Mitarbeiter beschäftigt, Sinn, sich mit der eigenen Onboarding-Kultur auseinanderzusetzen, sagt Corinna Horeis, selbstständige Personalberaterin aus Buchholz.
Sie sagt: „Erfolgreiches Onboarding beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag – mit dem sogenannten Pre-Boarding. Der künftige Kollege wird nach Vertragsabschluss per Mail begrüßt. Er erhält Tipps beispielsweise zum üblichen Dresscode im Unternehmen, zur Parkplatzsituation, zur Pausenkultur und zu teamspezifischen Details. Außerdem wird eine Kontaktperson für den Fall benannt, dass Nachfragen vorhanden sind. Das alles dient der Orientierung und hilft beim Ankommen. Auch ein Einarbeitungsplan könnte übermittelt werden. Und: Wenn bereits vor Antritt interessante Veranstaltungen stattfinden, warum nicht den neuen Kollegen dazu einladen? Er soll wissen, dass er willkommen ist.“
Plug & Play?
Das war gestern!
So ein Start beim neuen Arbeitgeber führt zu einer frühzeitigen Vernetzung. Schon am ersten Arbeitstag gehört der neue Kollege/die neue Kollegin dazu. Dann beginnt die zweite Onboarding-Phase: „Beim Start sollte der Arbeitsplatz vorhanden und technisch ausgestattet sein. Steht ein Rechner bereit? Sind die nötigen Programme geladen? Liegt das Werkzeug bereit? Sind Schulungen nötig? Wenn ja, welche und wann? Je nachdem, um was für einen Job es sich handelt. Zur Einarbeitung zählt auch, die neuen Kollegen kennenzulernen und das Unternehmen örtlich zu erkunden. Wo ist was? Hilfreich ist es, einen ‚Paten‘ zu benennen – einen Kollegen, der sich auskennt und der immer ansprechbar ist. Die Einführung ins Unternehmen sollte allerdings von einem Vorgesetzten übernommen werden“, rät Corinna Horeis.
Ist der Neue erstmal gelandet, geht der Onboarding-Prozess weiter. Das heißt: Nachfragen, wie der Einstieg war und ob noch irgendwelche Dinge fehlen.
„Ankommen dauert in der Regel ein halbes bis ein Jahr. In dieser Phase sollten alle vier Wochen Gespräche stattfinden. Auch vor Ende der Probezeit ist es ratsam, frühzeitig ein Signal zu setzen und zu zeigen ‚Wir wollen Sie!‘. Oder eben auch nicht. Es geht um Transparenz und Wertschätzung“, sagt die Personalexpertin.
Und: „Plug & Play“ war früher einmal, das funktioniert heute nicht mehr. Was im ersten Monat versäumt wurde, lässt sich später nur schwer wieder aufholen. „Plug & Play“ – also „Stecker rein und loslegen“ – ist ein Relikt aus den Zeiten, als viele Jobs noch überschaubar waren. Am krassesten gilt das für das Fließband. Da war es möglich, Menschen an einen Arbeitsplatz zu stellen, ihnen drei Handgriffe zu zeigen und sie ihrem Schicksal zu überlassen. Wer versagte, wurde ausgetauscht, denn draußen standen schon die nächsten Bewerber.
Heute sind viele Jobs sehr komplex. Das gilt erst recht, wenn IT im Spiel ist. Kein Mensch setzt sich vor einen Rechner und bedient intuitiv beispielsweise die SAP-Programme. Im Zweifel helfen da weder das Abitur noch ein Studium. SAP muss erst erlernt werden. Ein wichtiger Punkt bei der Einarbeitung, wenn entsprechende Kenntnisse fehlen.Aus ihrer Praxis weiß sie, dass Onboarding in vielen Unternehmen nicht wirklich ernstgenommen wird.
Corinna Horeis: „Aus einer Befragung ging hervor, dass der Onboarding-Prozess in deutschen Unternehmen von den Mitarbeitern allenfalls mit einer Drei minus, eher schlechter bewertet wird – wobei kleine und mittlere Unternehmen schlechter abschneiden als große. Es ist gut investiertes Geld, sich einmal beraten zu lassen. Onboarding ist nicht schwer – man muss es einfach nur mal machen.“ wb
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