Endlich Schluss mit dem Horten von Aktenordnern?
Digitale Belegdokumentation erleichtert die Arbeit – Herbert Schulte: „Das Ende der Aufbewahrungspflicht in Papierform wird kommen.“
Wer sich jemals klassisch mit Buchführung befasst hat, der weiß: Auf die Belege kommt es an. Für jede Buchung ist ein prüfbarer Nachweis zu erbringen – in der Regel in Papierform. Und da es eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht gibt, horten viele Unternehmen zwangsläufig Berge von Aktenordnern in ihren Archiven. Doch in Zeiten der globalen Digitalisierung scheint sich das Blatt zu wenden. Herbert Schulte, Steuer- und Unternehmensberater aus Harburg, geht davon aus, dass es nicht mehr lange dauern wird, bis das Papierdiktat fällt. Was das für die Unternehmen bedeutet, erläutern Christin Bleck, Steuerfachwirtin, und Ute Frehsdorf, Bilanzbuchhalterin aus der Kanzlei.
Christin Bleck: „Die Digitalisierung der Belege wird ein immer größeres Thema. Zum einen, weil es die Arbeit im Unternehmen vereinfacht, zum anderen, weil Suchvorgänge sehr schnell und effektiv zu erledigen sind. Niemand muss mehr ins Archiv steigen und alte Ordner wälzen. Heute reichen ein Suchbegriff und der Zugriff auf eine sichere Dokumentenverwaltung.“ Die Kanzlei Schulte arbeitet mit dem branchenspezifischen EDV-Steuerungsprogramm von Datev. Bereits heute nutzen viele Kunden diesen Service. Der Mandant kann sich über Schulte selbst einen Zugang zum Portal verschaffen und seine Belege von der Gastronomierechnung bis hin zu Rechnungen über Maschinenkäufe selbst einscannen.
„Wem das zu viel des Guten ist, der liefert bei uns seine Belege ab, den Rest erledigen wir: Einscannen, die Daten über das Portal sicher zuordnen und ins System einpflegen”, erläutert Ute Frehsdorf. „Das ist ein Rundum-Service für Unternehmen, die keine eigene Buchhaltungsabteilung haben.”
Wichtig: Wird der „Papierkram“ permanent erledigt und in die digitale Form gebracht, erhöht sich die Aussagekraft der aktuell abgerufenen Zahlen immens. Konkret geht es um die Führung von Kassenbüchern, Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsbüchern, Auswertungen zur Kostenrechnung und zur Personalwirtschaft und die Durchführung des Zahlungsverkehrs.
Christin Bleck: „Für den Mandanten ist das Erfassen eigentlich nebenbei zu erledigen. Er braucht nur einen PC, Internet und einen Scanner. Den Beleg einscannen, abschicken, fertig.“ Oder eben den berühmten Karton mit Belegen zum Steuerberater bringen. Die beiden Fachfrauen machen keinen Hehl daraus, dass letztere Form der Buchführung nicht zu ihren Favoriten zählt, sagen allerdings: „Wenn es der Mandant so wünscht, dann erledigen wir auch das und bringen Ordnung in das Sammelsurium.“ Die Daten sind alle auf einem absolut sicheren Server des Providers abgelegt und können sowohl vom Unternehmer als auch vom Steuerberater eingesehen werden. Ute Frehsdorf: „Der Mandant hat Zugriff auf sein Fach, kann sich jederzeit seine Kontenblätter anschauen und beispielsweise die betriebswirtschaftlichen Auswertungen checken. Das Gute: Wir arbeiten alle mit demselben digitalen Beleg, können also verfolgen, wenn sich etwas verändert.“ Zusätzlich könne die Kanzlei Schulte auf Wunsch des Mandanten auch die Fälligkeitsüberwachung beispielsweise für die Kunden-, Lieferanten- und Umsatzsteuerzahlungen übernehmen. Das Finanzamt hat auf das System übrigens keinen Zugriff.
Ein Problem bei der digitalen Buchführung: Es muss hundertprozentig gesichert sein, dass der erfasste Beleg auf dem Bildschirm authentisch ist. Das gilt insbesondere, wenn eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt ansteht. Schulte: „Wir unterliegen strengsten Sicherheitsbestimmungen. Für mich steht aber außer Frage, dass wir die Papierbelege irgendwann nicht mehr aufheben müssen – der Tag wird bald kommen. Ich rechne mit ein bis zwei Jahren, dann dürfte die Aufbewahrungspflicht entfallen. Zurzeit geben wir aber noch den Rat, die Belege klassisch zu archivieren. Und trotzdem schon auf Digitalisierung umzustellen.“ Er hat noch ein ganz anderes Argument parat: „Unser digitaler Archivierungsservice ist auf mittlere Sicht viel günstiger – zum Beispiel weil die Raummiete und die Einrichtung für das Aktenarchiv entfällt.“ Seine Erfahrung mit der Buchführung 2.0: „Die Mandanten, die umgestellt haben, waren am Anfang etwas skeptisch, dann jedoch begeistert. Es ist nicht einer zum alten System zurückgekehrt.“ wb
Vormerken: Für Oktober plant Herbert Schulte eine Informationsveranstaltung in seiner Kanzlei am Veritaskai 3 in Harburg. Sie möchten eingeladen
werden? Nehmen Sie Kontakt auf: 0 40/325 08 58-0
Web: www.schulte-steuerberatung.com
