Neue Grundsätze zur elektronischen Buchführung und zum Datenzugriff
Von Hans-Peter Schubert, Steuerberater
Kolumne: Steuer-Tipp
Sinn und Zweck der althergebrachten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ist es, die Buchführung eines Unternehmens so zu beschaffen, dass sachverständige Dritte die wirtschaftliche Situation des Unternehmens nachvollziehen können. Bisher werden die GoB durch Handelsbrauch, Verkehrsanschauung, Gerichtsentscheidungen und so weiter gebildet beziehungsweise fortentwickelt. Die GoB orientieren sich danach an den Anforderungen an einen ordentlichen Kaufmann.
Flankiert wurden die GoB von der Finanzverwaltung bisher durch die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Die Finanzverwaltung hat diese Regelungen nun durch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) zusammengefasst und an den aktuellen Stand der Technik angepasst. Allerdings kommt es hierbei auch zu Verschärfungen.
Erfassen und . . .
So enthalten die GoBD neben Anforderungen und Klarstellungen auch wesentliche Änderungen hinsichtlich der zeitgerechten Erfassung und Ordnung von sogenannten Grund(buch)aufzeichnungen (nicht zu verwechseln mit den für Grundstücke geführten Grundbüchern), Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen und Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen sowie Daten aus Vorsystemen und Stammdaten. Zum Beispiel sind unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen und Kontokorrentbeziehungen innerhalb von acht Tagen zu erfassen. In diesem Zusammenhang bedeutet der Begriff „erfassen“ zunächst nur, dass der Unternehmer die Belege identifiziert, sichtet, sichert und geordnet ablegt. Daher kann auch weiterhin ein periodischer Beleg-/Datenaustausch zwischen Unternehmen und seinem steuerlichen Berater beibehalten werden. Die Festschreibung der Buchungen sollte spätestens zur Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung erfolgen.
. . . dokumentieren
Die weitreichendste Verschärfung erfolgt im Bereich der Verfahrensdokumentation und Protokollierung. Neben den Belegen, die unter die außersteuerlichen und steuerlichen Aufzeichnungspflichten fallen, sind insbesondere auch digitale und digitalisierte Belege, Grund(buch)aufzeichnungen, Buchungen, relevante Stammdaten und Verfahrensdokumentationen unverändert aufzubewahren. Dabei gilt die Aufbewahrungspflicht nicht nur für die Daten aus der Finanzbuchführung, sondern auch für alle Vor- und Nebensysteme, zum Beispiel Kassensysteme, Warenwirtschaftssysteme, Lohnbuchhaltung und so weiter einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen. Eine Aufbewahrung dieser Daten in Papierform ist nicht ausreichend. Eine unzureichende oder gar fehlende Verfahrensdokumentation wird ausdrücklich als formaler Mangel der Buchführung definiert.
Der Begriff der „Unveränderbarkeit“ führt dabei zu einem Ausschluss bestimmter Dateiformate, insbesondere von Office-Dateien, da diese technisch einfach veränderbar sind. Ohne weitere organisatorische Maßnahmen sind diese nicht ordnungsgemäß.
Anpassen
Um künftig Auseinandersetzungen mit der Finanzverwaltung über die formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und deren Aufbewahrung zu vermeiden, sollten Unternehmen prüfen, ob ihr Buchführungssystem den neuen Regelungen entspricht, und sich gegebenenfalls den neuen Anforderungen anpassen. Grundsätzlich gilt das neue BMF-Schreiben für alle Veranlagungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen. Davon betroffen sind alle nach steuerlichen und außersteuerlichen Gesetzen (zum Beispiel HGB) buchführungspflichtigen Unternehmen sowie alle Steuerpflichtigen, die freiwillig Bücher führen. Nach Meinung der Finanzverwaltung sind auch nichtbuchführungspflichtige Unternehmer hinsichtlich der wesentlichen Regelungen, insbesondere der zeitnahen Aufzeichnung und deren Unveränderlichkeit, von den neuen Regelungen erfasst.
Insgesamt verschärft die Finanzverwaltung die bisherige Situation. Allerdings stellen die neuen Regelungen nur die Meinung der Finanzverwaltung dar. Das Schreiben wird schon jetzt von Literatur und Wirtschaftsverbänden stark kritisiert. Ob diese Kritik etwas ändert, bleibt abzuwarten.
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