Der Papierkrieg soll bald ein Ende haben. Bis 2022 wollen Bund, Länder und Kommunen ihre Verwaltungsleistungen so weit digitalisiert haben, dass Bürger und Unternehmen auch online darauf zugreifen können. Koordiniert wird das Vorhaben vom IT-Planungsrat, in dem Bund, Länder sowie die Spitzenverbände der Städte, Landkreise und Gemeinden vertreten sind. „Es ist eine Sisyphusarbeit“, bestätigt der Vorsitzende dieses Gremiums, der Bremer Finanzstaatsrat Hans-Henning Lühr.
Dagobert Duck hat Konkurrenz bekommen. Ein Bild des Taler sammelnden Enterichs ziert sinnigerweise das Büro des Bremer Finanzstaatsrates Hans-Henning Lühr. Schräg gegenüber hängen inzwischen jede Menge bunte Karten und Zettel auf großen Papierbögen voller Stichworte, Skizzen und Ideen an der Wand. Ganz offensichtlich wird hier etwas Großes ausgetüftelt. „Ein bisschen bin ich jetzt auch wie Daniel Düsentrieb“, lacht Lühr, der sich auch nach Jahrzehnten in der nüchternen Steuerund Finanzwelt der Bremer Landesregierung den Sinn für Humor bewahrt hat. Im Haus des Reiches – dem Sitz der Finanzbehörde – wird gerade Neuland für die ganze Republik betreten. Hans-Henning Lühr ist Vorsitzender des IT-Planungsrates, in dem Bund und Länder die Digitalisierung der Verwaltung vorantreiben. Es ist ein ehrgeiziges Vorhaben: „Bis 2022 soll das alles überflüssig werden“, sagt Lühr und verweist mit einer großen Handbewegung auf die Vielzahl von Aktenordnern, Vorlagemappen und Papierbergen in seinem Büro.
Verwaltungsvereinfachung
Die Klage über komplizierte Verwaltungsverfahren gehört ähnlich wie die Plauderei übers Wetter längst zum Standardthema in Unternehmerrunden. Anträge und Genehmigungen, Berichts- und Meldepflichten – das Thema Verwaltungsvereinfachung steht in nahezu jedem Wahlprogramm der meisten Parteien. Zumindest gefühlt ist der Verwaltungsdschungel jedoch von Jahr zu Jahr noch undurchsichtiger geworden. Mit schlanker Hand gehen die Kritiker in der Wirtschaft zumeist darüber hinweg, dass es auch und vor allem in Großunternehmen eine ähnliche Formular- und Verfahrensmentalität gibt, deren Komplexität von Jahr zu Jahr zu wachsen scheint. In der Industrie wurden diese Tendenzen spätestens sichtbar, als im Zuge der Digitalisierung sämtliche Prozesse und Verfahren erfasst, geprüft und geordnet werden mussten. „In einer ähnlichen Situation sind wir jetzt auch“, sagt Lühr, „wir wollen ja nicht nur einfach unsere Formulare online stellen, sondern auch die Abläufe und Verfahren, die dahinter stecken, digitalisieren und vereinfachen.“
Rechtsverbindliche Identifizierung
Neben dem Gesamtvorsitz im Planungsrat hat Bremen die Leitung und Verantwortung für ein besonders komplexes Thema übernommen – das Unternehmenskonto. Ein einziger zentraler Zugang zur Verwaltung und das auch noch unabhängig davon, ob es das Finanzamt oder die Ordnungsbehörden oder sonstige Dienststellen sind, steht schon seit Jahren ganz oben auf der Wunschliste der Wirtschaft. Jetzt rückt die Verwirklichung offenkundig näher. „Wir haben 17 Themenfelder identifiziert, die entbürokratisiert und auf möglichst ein Konto zusammengeführt werden sollen“, berichtet Lühr über die ersten Schritte in dem erst in diesem Frühjahr beschlossenen Projekt.
Manches scheint auf den ersten Blick relativ einfach – es gibt bereits eine Reihe von Verfahren und Verwaltungszuständigkeiten, die digitalisiert sind. Dazu zählen der Datenaustausch für die Steuererklärungen mit dem Finanzamt oder auch Ausschreibungs- und Vergabeplattformen. „Hier geht es im Grunde darum, eine gemeinsame Plattform zu schaffen und Fragen des sicheren Zugangs und der rechtsverbindlichen Identifizierung zu klären“, erläutert Lühr.
Mehrere Ebenen, unterschiedliche Zuständigkeiten
Komplex und kompliziert wird es jedoch, wenn es um Verfahren geht, an denen mehrere Verwaltungsebenen mit unterschiedlichen Zuständigkeiten beteiligt sind. Das Zettel- und Kartenwerk an der Wand im Büro von „Daniel Düsentrieb“ Lühr spricht eine deutliche Sprache. In einer Art Brainstorming hat die Arbeitsgruppe gesammelt, welche Anforderungen ein Unternehmerkonto beispielsweise bei der Vorbereitung eines Schwertransportes von Süddeutschland nach Bremen in den Neustädter Hafen erfüllen muss. Und da wird es kompliziert: „Die Genehmigung von Schwertransporten ist Ländersache, daran sind unterschiedliche Behörden wie Polizei und Ordnungsämter beteiligt, es gibt je nach Art des Schwertransportes unterschiedliche Auflagen und Vorschriften“, fasst Lühr die komplexen Ergebnisse eines ersten „Brainstorming“ in der Arbeitsgruppe zusammen.
Örtliche Kommunalverwaltung
Ähnlich komplex geht es auf der Unternehmensseite zu. Handwerksbetriebe haben andere Anforderungen an die Verwaltung als Industrieunternehmen. Einen Teil ihrer Aufgaben wie beispielsweise das Thema Ausbildung hat die öffentliche Hand an die Kammern delegiert. Für viele Unternehmensanliegen ist die örtliche Kommunalverwaltung zuständig; anderes muss auf Länderebene geklärt werden. Dazu kommt, dass unternehmerisches Handeln durch Europa-, Bundesund Landesrecht sowie durch kommunale Verordnungen reguliert wird. Die zuständigen Behörden wiederum sind dem Bund, dem jeweiligen Land unterstellt oder gehören zur Kommunalverwaltung.
Der Komplexität des Themas zum Trotz ist Lühr überzeugt, dass der IT-Planungsrat seine Aufgabe fristgerecht in den nächsten drei Jahren erfüllen wird. In der Herausforderung steckt für ihn auch eine Chance: „Ähnlich wie in der Industrie zwingt uns das Thema Digitalisierung, über langfristig entwickelte Verfahren nachzudenken und neue Wege zu entwickeln.“ Die neuen Informationstechnologien werden so vielleicht zur treibenden Kraft für die Verwaltungsvereinfachung. Was Daniel Düsentrieb entwickelt, dürfte Dagobert Duck auf der anderen Seite von Lührs Büro durchaus erfreuen. Sowohl der Staat als auch seine Kunden können von Kosten entlastet werden.
Von Wolfgang Heumer