Gilt seit 2018: Die Kassen-Nachschau – Herbert Schulte (Dierkes Partner) über unangemeldete Besuche und die möglichen Folgen
Dass Betriebsprüfungen in Unternehmen helle Begeisterung auslösen, ist allgemein bekannt – seit dem vorigen Jahr gibt es allerdings ein neues Kontrollinstrument, das ebenfalls zu weitreichenden Folgen führen kann und das Finanzamt mit der Lizenz für den Überraschungseffekt ausstattet: die Kassen- Nachschau. Kurz: Der betraute Finanzbeamte klingelt, kommt herein und veranlasst einen Kassensturz. Wer zum Bargeldbestand korrekte Zahlen präsentieren kann, ist klar im Vorteil. Herbert Schulte, Partner und Steuerberater bei Dierkes Partner: „Wenn der Inhalt der Kasse nicht mit dem ausgewiesenen Kassenstand übereinstimmt, kann aus der Nachschau spontan eine Betriebsprüfung werden.“ Und: „Für eine steuerliche Selbstanzeige mit Straffreiheit ist es dann zu spät.“ Die Kassen-Nachschau ist ein Thema, das vor allem den Einzelhandel betrifft. Um für den Ernstfall gerüstet zu sein, empfiehlt Schulte einige Verhaltensregeln:
- Ruhe bewahren! Eine Kassen-Nachschau ist keine Durchsuchung, es gibt keinen Grund, sich einschüchtern zu lassen.
- Freundlich bleiben! Den Ausweis zeigen lassen, Name des Finanzamtes und des Prüfers notieren.
- Vorsicht vor Betrügern, die sich als Prüfer ausgeben und versuchen, auf diese Weise abzukassieren.
- Wenn möglich, den Beamten in einen separaten Raum führen. Etwaige Vorgesetzte oder Geschäftsführer sowie den Steuerberater informieren.
- Angestellte ohne Verantwortlichkeiten sollten keine Fragen beantworten, sondern auf die verantwortliche Person verweisen – auch wenn die abwesend ist.
- Der Finanzbeamte darf nach Auffassung der Behörde sämtliche Räume (einschließlich Fahrzeuge) betreten, wenn das sachdienlich für die Besteuerung sein könnte.
- Der Finanzbeamte ist befugt, zu Dokumentationszwecken Unterlagen zu scannen oder zu fotografieren. In der Regel wird er digitale Aufzeichnungen anfordern, beispielsweise per USB-Stick. Das sind vor allem Kassenaufzeichnungen und -buchungen, die Verfahrensdokumentation zur Kasse, Bedienungs- und Programmieranleitungen. Darauf sollte der Geschäftsinhaber vorbereitet sein.
- Theoretisch besteht die Möglichkeit, die Kassen-Nachschau zu blockieren, ohne dass ein Zwangsgeld droht. Dann könnte aus der Nachschau allerdings direkt eine steuerliche Außenprüfung (Betriebsprüfung) werden. Dazu braucht es zwar eine schriftliche Mitteilung, es ist aber davon auszugehen, dass der Finanzbeamte diese bereits mitgebracht hat. Da eine Blockade grundsätzlich keine gute Startsituation für eine Betriebsprüfung ist, wird von einer Verweigerung abgeraten.
Herbert Schulte: „Es ist zu erwarten, dass der prüfende Beamte einen Kassensturz verlangt, also das Bargeld zählt. Außerdem wird er die entsprechenden Kassenaufzeichnungen anfordern – die sollten also stets parat und aktuell sein. Schon kleine Fehlbeträge in der Kasse können eine Lawine auslösen. Stimmt der Bargeldbestand nicht mit dem Kontenbestand überein, könnten auch an anderer Stelle Unregelmäßigkeiten vermutet werden. Ein Fehlbestand hat im Extremfall zudem den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung zur Folge. Das heißt: Das Finanzamt wird die Gewinne schätzen und entsprechend besteuern.“ Zu beachten ist, dass ins Kassensystem eingebuchte bargeldlose Zahlungen über Kreditund Checkkarte herausgerechnet werden müssen. Auch diese einzelnen Zahlungsvorgänge müssen dokumentiert werden.
Seit Ende 2016 müssen elektronische Kassensysteme bestimmte Anforderungen zur ordnungsgemäßen Dokumentation der Daten gewährleisten – das gilt auch für elektronische Wiegekassen und Taxameter. Für 2020 sind bereits weitere Verschärfungen der Regeln zum Einsatz von Kassensystemen angekündigt. Herbert Schulte: „Dieses Thema wird immer komplexer.“ Er rät betroffenen Unternehmen, sich auf die Kassen- Nachschau vorzubereiten und die Kassenführung entsprechend zu aktualisieren: „Dabei sind wir gern behilflich.“
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