Maja Güsmer,
Steuerberaterin
Zahlreiche Unternehmer, die seit Jahren die Buchführung für den Steuerberater vorbereiten, verwenden dafür den klassischen Pendelordner. Der physische Belegaustausch erfolgt in der Regel monatlich oder vierteljährlich mithilfe dieses Ordners, in dem sich naturgemäß Papierdokumente befinden. Vorteil dieses Prozesses: Der Belegaustausch zwischen Unternehmer und Steuerberater ist eingespielt und läuft reibungslos.
Doch dieses Vorgehen hat auch Nachteile: Die Originalbelege stehen dem Unternehmen für einen längeren Zeitraum nicht zur Verfügung, sodass häufig Kopien erstellt werden. Die Verarbeitung der Pendelordner-Dokumente erfolgt gebündelt; die Ergebnisse stehen regelmäßig erst zeitlich verzögert zur Verfügung.
Aber es geht auch anders. Moderne Steuerkanzleien bieten die Möglichkeit an, den Pendelordner durch einen digitalisierten Belegaustausch zu ersetzen. Hierfür verwenden der Unternehmer und der Steuerberater ein bestimmtes Computerprogramm. Statt das Papierdokument in das entsprechende Register abzuheften, wird es gescannt oder ein bereits digital erhaltener Beleg gespeichert. Nach einem verschlüsselten Versand der Belege an ein Rechenzentrum stehen diese sowohl dem Unternehmer als auch dem Steuerberater sofort zur Verfügung. Die kurzfristige Abrufbarkeit der Daten durch den Berater ermöglicht das zeitnahe Erstellen der Buchhaltung. Dadurch erhält der Unternehmer aktuelle Auswertungen.
Das digitale Archiv
Das digitale Belegarchiv bietet dem Unternehmer außerdem noch weitere Vorteile: Durch das automatische Auslesen von Informationen wie Zahlungsempfänger, Rechnungsbetrag, Bankverbindung und so weiter wird der Zahlungsverkehr erleichtert und dadurch effizienter. Zusätzliche Banking-Programme sind damit überflüssig.
Die offenen Eingangs- und Ausgangsrechnungen können tagesaktuell überwacht und ein revisionssicheres Kassenbuch sowie eine digitale Personalakte geführt werden. Darüber hinaus können Auswertungen der Finanz- und Lohnbuchhaltung abgerufen und es kann gezielt nach Belegen gesucht und jederzeit auf diese zugegriffen werden. Die digitalen Belege stehen über eine verschlüsselte Verbindung im Internet und somit weltweit zur Verfügung und werden im Rechenzentrum in Deutschland archiviert.
In diesem Zusammenhang taucht häufig der Begriff „ersetzendes Scannen“ auf. Wer als Unternehmer die Belege nach einer individuellen Verfahrensdokumentation digitalisiert und anschließend in einem zertifizierten System archiviert, muss die originalen Buchungsbelege zukünftig nicht mehr in Papierform aufbewahren. Diese Vorgehensweise wird von den Finanzämtern anerkannt, wenn das verwendete Programm für dieses Verfahren zertifiziert ist
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