Eine Kolumne von Aylin Rommel-Oruç, SKNvonGeyso.
Bereits 2019 hat die EU die sogenannte Hinweisgeberschutzrichtlinie erlassen. Zweck dieser Richtlinie war die Schaffung einheitlicher Standards zur Meldung von Missständen in Unternehmen und der Schutz der meldenden Arbeitnehmer. Das zur Umsetzung der Richtlinie verabschiedete Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) tritt nun am 2. Juli 2023 in Kraft und ist mit konkretem Handlungsbedarf für Unternehmen verbunden.
Das HinSchG verpflichtet Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern bereits ab dem 2. Juli 2023 zur Einführung einer „internen Meldestelle“, an die sich Arbeitnehmer mit Hinweisen wenden können. Für kleinere Unternehmen mit mehr als 50 Arbeitnehmern besteht eine entsprechende Pflicht ab dem 17. Dezember 2023.
Über die Ausgestaltung der internen Meldestellen macht das HinSchG wenig Vorgaben. Die Meldestellen müssen unter anderem unabhängig und fachkundig sein. Darüber hinaus müssen die Meldestellen die Vertraulichkeit insbesondere hinsichtlich der Identität der hinweisgebenden Arbeitnehmer gewährleisten. Auch sind im Umgang mit den Informationen datenschutzrechtliche Vorgaben einzuhalten.
Ein Verstoß gegen die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle ist nicht nur bußgeldbewehrt, sondern kann auch zu weiteren nicht unerheblichen Nachteilen für Unternehmen führen. So existieren neben den internen auch externe Meldestellen etwa beim Bundesamt für Justiz. Der Arbeitnehmer hat ein Wahlrecht, an welche Stelle er sich wenden möchte. Hat ein Unternehmen keine interne Meldestelle eingerichtet, wird ein Arbeitnehmer sich an die externe Meldestelle wenden müssen. Damit steigt allerdings auch das Risko, dass etwaige Missstände an die Öffentlichkeit gelangen. Denn wenn die externe Meldestelle innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht auf die Meldungen des Arbeitnehmers reagiert, darf dieser seine Hinweise an die Öffentlichkeit weitergeben. Um also das Risiko einer externen Meldung zu minimieren, ist den Unternehmen dringend zu raten, eine interne Meldestelle einzurichten.
Sobald ein Hinweis bei der internen Meldestelle eingegangen ist, hat diese den Eingang der Meldung spätestens nach sieben Tagen zu bestätigen. Daraufhin ist der Fall intern zu bearbeiten. Spätestens drei Monate nach Bestätigung des Eingangs der Meldung, hat die interne Meldestelle dem Arbeitnehmer sodann eine Rückmeldung über die bereits geplanten beziehungsweise bereits ergriffenen Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese zu geben.
Um die hinweisgebenden Arbeitnehmer zu schützen, verbietet das HinSchG Repressalien wie etwa Abmahnungen oder Versagung einer Beförderung. Die hinweisgebenden Arbeitnehmer dürfen also keine Nachteile infolge der erteilten Hinweise erleiden. Unternehmen, die gegen dieses Verbot verstoßen, drohen Bußgelder bis zu 50 000 Euro sowie etwaige Forderungen der Arbeitnehmer auf immateriellen Schadensersatz.
Mit der Einführung des Hinweisgeberschutzgesetzes kann nicht rechtskonformes Verhalten in Unternehmen leichter nach außen dringen. Die Hemmschwelle der Meldung von Missständen wird mit dem neuen Hinweisgeberschutz sinken. Daher ist dringend zu empfehlen, nicht nur das Hinweisgeberschutzsystem im Unternehmen einzurichten, sondern auch erweiterte Sicherheitsvorkehrungen in Unternehmen zu schaffen, um die Möglichkeit der relevanten Informationsgewinnung durch Arbeitnehmer einzuschränken.
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